Autoritatea Rutieră Română (ARR) a lansat unul dintre cele mai consistente proiecte de digitalizare din transporturile rutiere, un contract estimat la 1,67 milioane de lei (fără TVA), care vizează trecerea instituției de la lucrul pe hârtie la un sistem electronic complet pentru gestionarea documentelor, registratură și arhivare. Contractul a fost câștigat de Maguay Computers și Phoenix IT, două companii cu experiență solidă în proiecte IT publice. Maguay este o companie românească fondată și controlată de familia Pughin, cunoscută în piață atât pentru producția de echipamente, cât și pentru proiecte de integrare în administrație și educație.
Caietul de sarcini descrie în detaliu implementarea unui sistem de management al documentelor (DMS) care va digitaliza fluxurile interne ale ARR, de la registratură și corespondență până la aprobări, semnări electronice, fluxuri de licențiere și activitatea direcțiilor tehnice. Noul sistem va fi integrat cu serviciul de semnătură electronică al STS, cu sistemele ARR din infrastructura rutieră și va putea lucra cu peste 500 de utilizatori interni.
Soluția trebuie să permită atât fluxuri predefinite, cât și fluxuri ad-hoc și va acoperi activitatea tuturor departamentelor, de la economic și achiziții până la juridic, relații publice, resurse umane și direcțiile tehnice specifice transporturilor rutiere. O componentă esențială este motorul de căutare full-text, care poate identifica rapid documente și metadate, precum și editorul BPM vizual, care permite modificarea fluxurilor de lucru fără scriere de cod.
Proiectul are o componentă tehnică masivă. Pe lângă aplicația DMS, furnizorii trebuie să livreze și să instaleze infrastructura completă: servere pentru virtualizare, stocare all-flash de înaltă performanță, firewall-uri, soluție WAF, echipamente de rețea, server de backup cu suport RAID, UPS de 10 kVA și o platformă software care acoperă întreaga arhitectură – de la sistemul de operare pentru servere și platforma de baze de date, până la identitatea electronică (SSO, MFA), ESB pentru integrare și soluții de securitate. Toate componentele vor funcționa în regim de înaltă disponibilitate, cu criptare integrală și auditare continuă.
Contractul include și dezvoltare, configurare, integrare, testare și instruirea personalului ARR. Implementarea, exclusiv perioada de garanție, este estimată la nouă luni. Furnizorul trebuie să prezinte și o demonstrație tehnică pentru a confirma funcționalitățile minime – de la OCR și înregistrarea automată a documentelor, la integrarea cu ROeID, fluxuri GIS și raportări vizuale.
Pentru o instituție cu activitate extinsă în teritoriu, migrarea la un sistem electronic unitar are potențialul de a reduce timpii de procesare și birocrația internă, însă succesul depinde de implementarea tehnică și adoptarea reală de către personal. Proiectul ARR este parte dintr-o tendință mai amplă de modernizare în instituțiile din transporturi, unde procesele sunt încă puternic dependente de documente tipărite și circulație fizică a actelor.